Quais são os benefícios do planejamento de recursos e custos no gerenciamento de um projeto

O gerenciamento de custos é fundamental para o sucesso de um projeto, pois é responsável por manter o orçamento equilibrado, evitar prejuízos materiais e financeiros, viabilizar o crescimento constante e sustentável da empresa, tornando-a mais competitiva e eficiente.

Índice Show

Por que realizar o gerenciamento de custos em um projeto e quando ele deve ser feito?
Como fazer o gerenciamento de custos?
Faça um bom planejamento
Preveja custos aproximados
Defina o orçamento ideal
Controle os custos
Use as ferramentas certas
Elabore um cronograma para o projeto

Com ele, é possível estimar, controlar e alocar corretamente os gastos. Isso reduz consideravelmente as chances de ultrapassar o planejamento das despesas e potencializa a eficácia do projeto. Apesar de ser de extrema importância, muitos não sabem como desenvolver corretamente essa gestão.

Pensando nisso, fizemos este post para que você entenda a importância e como fazer um gerenciamento de custos de forma eficiente e garantir o sucesso do seu projeto. Confira!

Por que realizar o gerenciamento de custos em um projeto e quando ele deve ser feito?

O gerenciamento de custos traz diversos benefícios para um projeto e permite implantar muitas melhorias em todas as suas etapas. Com ele é possível realizar diagnósticos mais precisos, encontrar problemas e solucioná-los de forma mais segura e confiável, obter excelência nos resultados, reduzir os custos, potencializar os rendimentos, promover um crescimento sustentável para a organização e aumentar a eficiência da execução e da aplicação dos recursos.

O gerenciamento de custos deve ser feito desde a fase de planejamento de um projeto até a sua fase final, acompanhando e controlando toda a sua execução. É preciso determinar como o gerenciamento será feito, desenvolver uma estimativa de gastos que serão necessários para desenvolver o projeto, determinar o orçamento e controlar as despesas, as mudanças e os imprevistos que podem surgir no decorrer das atividades.

Como fazer o gerenciamento de custos?

Há várias ações que podem ser aplicadas para fazer um gerenciamento de custos eficiente. Separamos algumas das principais, a seguir!

Faça um bom planejamento

Um bom planejamento é o primeiro passo para um gerenciamento de custos eficiente. É hora de definir o que será preciso para o desenvolvimento do projeto, isso inclui a quantidade de trabalhadores, a qualificação necessária dos profissionais, os equipamentos e os materiais indispensáveis para execução de cada atividade, o que será preciso adquirir e quais os recursos disponíveis.

A programação das despesas deve ser feita de forma minuciosa, para evitar gastos não previstos que podem comprometer a execução dos serviços. Esse é o momento de consultar os gestores e especialistas e, por meio de reuniões, elaborar um plano de gerenciamento de custo, ou seja, um documento que determina como os gastos devem ser administrados ao longo do desenvolvimento do projeto.

Preveja custos aproximados

Com o planejamento financeiro feito, é hora de prever os custos aproximados. Não se trata de um valor exato, mas de uma estimativa bem próxima do que será preciso para executar o projeto. Por isso, deve ser realizado um estudo detalhado dos serviços e do custo de cada etapa, incluindo materiais, equipamentos e mão de obra.

Ou seja, essa etapa consiste em fazer um mapeamento dos recursos que serão necessários, considerando a qualidade e o maior custo benefício de acordo com as especificações do projeto. A partir disso, os gestores, juntamente com as suas equipes, poderão analisar as alternativas para economizar determinados cursos, baseados no plano de gerenciamento de custos, o cronograma e o escopo do projeto.

Defina o orçamento ideal

Enquanto a etapa anterior trata apenas de uma estimativa, esta prevê, com exatidão, o orçamento ideal para execução do projeto. Aqui se faz a escolha dos fornecedores, define o melhor preço considerando a qualidade desejada pelo cliente, coleta os valores totais para realizar cada etapa e submete todas as escolhas a uma análise das partes interessadas.

A partir disso, é possível estipular um custo para a conclusão do projeto, que será monitorado durante todas as fases de execução. A determinação do orçamento também inclui analisar riscos e fazer reservas para eles, podendo ser de contingência ou gerencial. Portanto, trata-se de uma fase essencial para conhecer o custo total do projeto e para que a empresa tome as medidas necessárias para conseguir concluí-lo.

Controle os custos

Outro ponto muito importante para um bom gerenciamento de custos é controlar as despesas reais à medida que o projeto avança. É preciso documentar e rastrear todos os gastos, desde a compra dos materiais até o pagamento de empresas terceirizadas, para que eles não ultrapassem o orçamento previsto.

E, caso ultrapassem, seja possível identifica-los e compará-los ao que foi previsto, observando se há coerência com a base de custos. Também faz parte dessa etapa analisar as solicitações de mudanças no orçamento, verificar a viabilidade econômica e a real necessidade dos serviços e determinar se há recursos disponíveis.

Use as ferramentas certas

O gerenciamento de custos pode ser bem trabalhoso, principalmente ao considerar os levantamentos que precisam ser feitos, seja de quantitativo ou de custos. Reunir toda documentação necessária e fazer todos os cálculos pode ser bem demorado e complicado.

Por isso, usar as ferramentas certas promove uma grande otimização de tempo, além de tornar o controle dos custos mais rápido e eficiente. As mais comuns são calculadoras e planilhas, mas, com o avanço da tecnologia, há diversos softwares que integram diversas funções, automatizam os processos e tornam o acompanhamento mais eficaz.

Elabore um cronograma para o projeto

Elaborar um cronograma para o projeto é fundamental para que os gestores e toda a sua equipe consigam monitorar e controlar as etapas do início ao fim. A partir dele, é possível prever problemas e encontrar soluções antes que a execução dos serviços seja comprometida.

Nele deve conter todas as informações relevantes para cada fase, como os responsáveis pelas tarefas, os custos e os prazos. Assim, fica mais fácil identificar os motivos de atrasos, reprogramar os serviços, analisar as atividades que são dependentes umas das outras e promover um fluxo de trabalho mais eficiente.

Como visto, um bom gerenciamento de custos interfere diretamente nos resultados obtidos em um projeto e precisa ter um bom planejamento. Algumas medidas podem ser tomadas para otimizar os gastos, como revisar periodicamente o orçamento, manter a equipe informada e gerenciar o escopo do projeto minuciosamente.

E aí, gostou do nosso conteúdo? Quer saber mais sobre projetos? Então confira o nosso post sobre como calcular o custo unitário básico em sua obra.

Trabalhar de acordo com boas práticas de gestão é um passo importante para aumentar as chances de sucesso de qualquer projeto, independente do tamanho, custo ou riscos envolvidos no projeto.

O PMO, o Escritório de Projetos, não foi citado aqui por acaso. O PMO é a área da organização responsável pela capacitação de recursos, desenho de metodologia e implantação de softwares. Entendemos que não é possível falar em implantar práticas de gestão sem contar com o apoio desta importante área.

Primeiro, vamos trabalhar os principais benefícios de forma agrupada, depois, vamos discorrer sobre o papel do PMO nesta jornada.

Benefícios relacionados ao Projeto

Com a adoção de boas práticas de gestão, espera-se basicamente que seja possível cumprir as entregas previstas de acordo com o planejado. É o famoso ciclo PDCA, criado na década de 20 por Walter A. Shewart e disseminado por William Edward Deming, o “guru do gerenciamento da qualidade”, em seu mais puro estado.

Aproveitando as áreas de conhecimento propostas pelo Guia PMBOK, podemos identificar benefícios relacionados ao cumprimento de:

Escopo: Entregar todos os produtos ou serviços planejados.
Cronograma: Cumprir os prazos acordados
Custo: Cumprir os custos planejados
Riscos: Gerenciar todos os eventos incertos
Qualidade: Cumprir especificações de produto e projeto
Recursos Humanos: Gerenciar a equipe durante o projeto
Comunicações: Entregar a informação certa para os envolvidos
Aquisições: Gerenciar os fornecedores e suas entregas
Partes Interessadas: Gerenciar expectativas dos envolvidos no projeto

Outros benefícios, extrapolando a visão por áreas de conhecimento:

Aumentar a previsibilidade do projeto;
Aumentar as suas chances de sucesso;
Equilibrar a influência de restrições do projeto (por exemplo, o aumento de escopo pode aumentar custos ou o prazo);
Entregar os produtos certos no momento certo;
Gerenciar melhor as mudanças;
Responder a riscos em tempo hábil;
Gerenciar restrições (por exemplo, escopo, qualidade, cronograma, custos, recursos);

Benefícios relacionados a Organização

As organizações estão adotando a gestão de projetos para entregar valor de negócio de forma consistente, assim, mantem-se competitivas e aumentam as chances de se perpetuar no mercado. O gerenciamento de projetos eficaz e eficiente deve ser considerado uma competência estratégica nas organizações, permitindo:

Concorrer com mais eficácia nos seus mercados;
Executar os projetos da maneira certa;
Otimizar o uso dos recursos organizacionais;
Identificar, recuperar ou eliminar projetos com problemas;
Responder ao impacto das mudanças de ambiente de negócios nos projetos, ajustando adequadamente os planos de gerenciamento de projetos;
Sustentar a organização;
Vincular os resultados do projeto com os objetivos do negócio.

Benefícios relacionados as Partes Interessadas

Optamos por incluir aqui um grupo especial de beneficiários da adoção de boas práticas de gestão de projetos. Partes Interessadas, segundo o Guia PMBOK, são os indivíduos ou grupos de indivíduos que afetam direta ou indiretamente o projeto e são afetados por ele, de forma positiva ou negativa. Vamos alterar o ponto de vista e identificar agora como cada uma das Partes Interessadas abaixo podem ser afetadas não pelo projeto, mas sim pelo resultado de um bom planejamento:

A Equipe do Projeto: Tem a confiança na execução de seu trabalho aumentada, ao confirmar a preocupação do gerente e da alta administração na adoção de boas práticas de gestão.
O Cliente do Projeto: Aumenta a expectativa na entrega de um produto ou serviço conforme sua solicitação.
O Gerente de Projetos: Também tem a confiança aumentada, por saber do empenho de todos os envolvidos no projeto em conduzir de forma eficaz o planejamento do projeto.
Os Fornecedores do Projeto: Tem expectativa no estabelecimento de uma relação ganha-ganha nas entregas de sua responsabilidade.
O Patrocinador do Projeto: Aumenta a confiança no cumprimento do projeto que está literalmente investindo seu tempo ou dinheiro no projeto.

Deseja aproveitar estes benefícios? Considere a adoção de boas práticas de Gestão de Projetos, através da implantação de um Escritório de Projetos. Se precisar de apoio, conte com a NetProject.