O que e assinatura eletronica

Que tal se despedir de toda papelada desnecessária na sua empresa? A assinatura de documentos online veio para simplificar esse processo nos mais diversos tipos de documentos, do início ao fim, sem sacrificar a segurança jurídica necessária e em conformidade com toda a legislação vigente. Mas, você sabe a diferença entre assinatura eletrônica e digital?

Nesse sentido, mais do que fornecer respostas mais rápidas em tarefas administrativas, tais assinaturas podem ajudá-lo a economizar tempo para aquilo que realmente importa em sua organização, pois, além de aumentar a eficiência e reduzir custos em comparação aos meios tradicionais, essa prática ecologicamente correta é considerada um grande diferencial competitivo perante os seus concorrentes.

Esse é um mercado em crescimento acentuado, com previsão de um CAGR de 28,1% durante o período de 2022-2027, segundo a Mordor Intelligence. 

Então, vamos agora entender um pouco mais sobre esse recurso e como isso pode otimizar o seu negócio (em todos os sentidos).

Quais são os diferentes tipos de assinatura online?

Se antigamente os documentos eram assinados exclusivamente no papel, com a evolução da tecnologia, os documentos eletrônicos surgiram e, com eles, a assinatura online passou a ser uma alternativa para desburocratizar processos e torná-los muito mais rápidos e descomplicados. 

Antes de mais nada, importante ressaltar que um documento é o registro de um fato que acontece no mundo real e, desta feita, pode ser público (se for realizado perante um agente público) ou privado e estar em formato físico ou eletrônico.

Assim, para que determinados acordos e contratos sejam válidos juridicamente e, é importante que seja ratificado pelas partes envolvidas. Para tal, esse documento pode ser assinado de forma presencial ou de forma 100% online (tanto pela assinatura eletrônica, quanto pela assinatura digital). Vejamos as diferenças existentes entre ambas as modalidades de assinatura remota:

Importante: é possível assinar um documento de forma híbrida, utilizando tanto uma quanto a outra.

Esse tipo de assinatura é juridicamente válido?

Sim! No Brasil, a validade jurídica da assinatura eletrônica é reconhecida desde 2011, por meio da Medida Provisória 2.200-2. Ela se aplica tanto a entes públicos quanto privados e é responsável pela criação da Infraestrutura de Chaves Públicas – ICP-Brasil, que emite os certificados digitais.

Segundo o art. 10 da referida norma, existem 3 requisitos para que uma assinatura eletrônica sem o uso do ICP-Brasil seja válida:

1. Autenticidade: comprovação da autoria; 
2. Integridade do documento: garantia de que ele não foi corrompido nem modificado durante o processo de assinatura;
3. Liame: ser admitido pelas partes como válido.

Na Clicksign, a integridade é garantida através de um código hash (recurso que garante que o conteúdo do documento não foi alterado), o liame é garantido por meio de um registro no log de assinaturas e, por fim, a autenticidade é garantida através de inúmeros tipos de autenticação (token, senha, e-mail, endereço IP, biometria, PIX, telefone celular, data de nascimento, CPF, captura de documentos oficiais, assinatura manuscrita, reconhecimento facial, certificado digital etc.). Confira mais detalhes sobre elas clicando aqui.

Importante: Quanto mais autenticações disponíveis, maior o grau de segurança na identidade do signatário.

Presente todos esses pressupostos, a assinatura é válida juridicamente ainda que não esteja certificada por uma Autoridade Certificadora Pública.

Dito isso, em 2020, foi criada a Lei nº14.063, trazendo regras para toda assinatura eletrônica envolvendo entes públicos. Segundo essa nova legislação as assinaturas eletrônicas podem ser classificadas como:

• Assinatura simples: possui meios simples de identificação. À título de exemplo, um documento que foi assinado fisicamente e depois digitalizado é considerado uma assinatura eletrônica simples;
• Assinatura avançada: são mais sofisticadas que as simples, garantem uma comprovação de autoria e de integridade em um nível maior; 
• Assinatura qualificada: que utilizam o Certificado Digital.

A assinatura de documentos online pela modalidade eletrônica da Clicksign é equivalente à assinatura avançada, já pela modalidade digital, é considerada a qualificada. 

Vale ressaltar que o único documento que não terá validade jurídica via uma Autoridade Certificadora Privada, como a Clicksign, é aquele cuja Lei determine forma específica. Exemplo: contrato de compra e venda de bem imóvel.

Portanto, além da validade jurídica da assinatura de documentos online, é necessário observar a validade do seu tipo de documento, conforme a legislação aplicável a cada caso.

De igual modo, tanto a assinatura eletrônica quanto a digital possuem inegável validade jurídica, produzindo todos os efeitos ordinários de uma assinatura manuscrita ou de uma assinatura digitalizada, com um nível de segurança e confiabilidade superior.

Muitas atividades comerciais podem se beneficiar desses recursos, seja para liberação de alguma atividade interna, validação de atas, contratos, fechamento de negociações e muitos outros documentos.

Nesse sentido, as assinaturas de documentos online (digital e eletrônica) realizadas de forma adequada e em uma plataforma confiável possuem os elementos necessários para o cumprimento dos requisitos da validade jurídica, conforme disposto nos dispositivos legais acima mencionados. 

Finalmente, esses são alguns exemplos de documentos que podem assim serem assinados: contratos comerciais, ficha de abertura de conta, matrícula escolar, controle de ponto, empréstimo, contrato de prestação de serviços, ordem de serviços, cédula de crédito bancária, acordo de acionista, locação, proposta de seguros, contratos de subscrição de ações, dentre outros!

O que é a Assinatura GOV.BR? Conforme dispõe o site do próprio Ministério da Economia, essa é uma assinatura eletrônica que possibilita a assinatura de um documento em meio digital a partir de uma conta gov.br. Entretanto, esta é uma solução para interação pontual entre uma pessoa física e um órgão da Administração Pública, não se tratando de uma plataforma de gestão de documentos entre particulares ou empresas. Além disso, a opção disponibilizada pelo governo não viabiliza o armazenamento, gestão e verificação desses documentos.

Fases do ciclo de vida de um documento

Além de assinar um documento adequadamente, é extremamente importante estar atento para acompanhar o seu ciclo de vida. 

O ciclo de vida de um documento nada mais é do que uma sucessão de fases pelas quais ele passa do momento em que é produzido até à sua destinação final (seja ela a guarda permanente ou a eliminação). 

Tais fases compreendem a sua geração (criação do documento), endereçamento (envio para as partes envolvidas), disponibilização (quando os signatários têm acesso ao seu conteúdo), assinatura (presencial ou remota), gestão (armazenamento do arquivo para posterior conservação ou descarte) e precisam respeitar as disposições contidas na Lei nº 13.709/18 (Lei Geral de Proteção de Dados). 

Importante: a Clicksign está presente em todas as fases deste processo.

Sem dúvidas, hoje as empresas precisam lidar com grandes quantidades de dados e ter uma plataforma capaz de armazenar esses dados em um formato organizado e utilizável é fundamental. 

Outrossim, definir um procedimento claro de ciclo de vida do documento faz parte da estratégia geral de gerenciamento de conteúdo, que especifica como ele é obtido, organizado, armazenado, protegido e entregue da maneira mais eficiente possível às partes envolvidas na negociação.

Portanto, compreender o ciclo de vida do documento pode te ajudar a evitar a perda de informações, redundância, destruição prematura e outras ineficiências que provocam o retrabalho da sua equipe e comprometem a experiência do seu cliente.

Passo a passo para a assinatura de documentos online na Clicksign

Segura, conveniente e simples. É assim que as soluções da Clicksign são para o seu negócio. 

Além disso, através de uma plataforma de assinatura de documentos online que atua como autoridade certificadora privada, ela oferece meios de comprovação da autoria e da integridade de documentos, em conformidade com os melhores padrões de assinatura eletrônica mundiais. 

Assim, as nossas soluções oferecem acesso a um ambiente seguro, garantindo a proteção dos seus dados e de seus documentos.

Falando nisso, que tal começar a utilizar essas ferramentas para otimizar suas atividades e reduzir seus custos, especialmente no setor empresarial? Veja como funciona na prática:

Ademais, é possível  validar documentos assinados pela Clicksign, através do nosso validador, especialmente útil para informações que necessitam de registro em órgãos públicos.

Por fim, se você gostaria de se aprofundar um pouco mais na diferença entre a assinatura eletrônica e digital ou, quem sabe, ter um material mais dinâmico para dominar o assunto, baixe o nosso infográfico exclusivo, clicando no banner abaixo, e descubra como essas assinaturas podem ajudar você e o seu negócio!